Kleinbetragsrechnung Österreich: 400-Euro-Grenze & Pflichtangaben 2026

Kurzantwort: Rechnungen bis 400 Euro brutto gelten in Österreich als Kleinbetragsrechnung (§ 11 Abs. 6 UStG 1994) – dafür genügen sechs vereinfachte Angaben statt der vollen Rechnungsmerkmale. Empfängername, fortlaufende Rechnungsnummer und die UID-Nummer des Ausstellers dürfen fehlen, der Vorsteuerabzug bleibt trotzdem möglich. Nur bei innergemeinschaftlichen Lieferungen gilt die Vereinfachung nicht.

Was ist eine Kleinbetragsrechnung?

Eine Kleinbetragsrechnung ist eine vereinfachte Rechnung für kleinere Beträge. Übersteigt der Gesamtbetrag 400 Euro nicht – also inklusive Umsatzsteuer –, muss sie nicht alle Merkmale einer normalen Rechnung nach § 11 UStG enthalten, sondern nur sechs vereinfachte Angaben (Quelle: WKO – Erfordernisse einer Rechnung). Rechtsgrundlage ist § 11 Abs. 6 UStG 1994. Die Grenze wurde zum 1. März 2014 von vormals 150 Euro auf 400 Euro angehoben und gilt seither unverändert (Quelle: TPA – Grenze für Kleinbetragsrechnungen auf EUR 400 erhöht). Schon ein einziger Cent über der Grenze reicht, damit die vollständigen Rechnungsanforderungen gelten.

Die Regelung soll Aufwand sparen, wo er sich wirtschaftlich nicht lohnt: Für eine Rechnung über wenige Euro – etwa den Verbrauchsmaterial-Einkauf oder den Kaffee im Kundengespräch – ist eine vollständige Rechnung mit Empfängername und fortlaufender Nummer unverhältnismäßig. Sie gilt dabei unabhängig davon, ob der Empfänger Unternehmer oder Privatperson ist.

Welche Angaben braucht eine Kleinbetragsrechnung?

Sechs Angaben genügen bei einer Kleinbetragsrechnung – bei einer normalen Rechnung kommen mehrere weitere Pflichtangaben dazu:

Der wichtigste inhaltliche Unterschied: Bei einer Kleinbetragsrechnung reicht es, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe anzugeben, solange der Steuersatz erkennbar ist.

Was darf bei einer Kleinbetragsrechnung fehlen?

Gegenüber einer vollständigen Rechnung entfallen:

• Name und Anschrift des Empfängers – bei einer Kleinbetragsrechnung nicht erforderlich.
• Fortlaufende Rechnungsnummer – die für normale Rechnungen zur eindeutigen Identifizierung Pflicht ist.
• UID-Nummer des Ausstellers – muss auf einer Kleinbetragsrechnung nicht angeführt werden.
• Gesonderter Ausweis des Steuerbetrags – Entgelt und Steuer dürfen als eine Summe stehen, solange der Steuersatz dabeisteht.

Enthält eine Kleinbetragsrechnung freiwillig zusätzliche Angaben – etwa doch einen Empfängernamen –, sollten diese korrekt sein: Ein falscher oder abweichender Name kann den Vorsteuerabzug gefährden, obwohl er gar nicht verpflichtend gewesen wäre. Im Zweifel ist es daher sicherer, freiwillige Zusatzangaben ganz wegzulassen.

Reicht ein Kassenbon als Kleinbetragsrechnung?

In den meisten Fällen ja. Ein Kassenbon aus einer Registrierkasse erfüllt die Anforderungen einer Kleinbetragsrechnung automatisch, wenn er die sechs Pflichtangaben enthält. Da Registrierkassen in Österreich der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) unterliegen, drucken die meisten Kassensysteme diese Angaben ohnehin standardmäßig mit – zusätzlich zu Belegnummer und Signatur, die aus der RKSV selbst folgen, aber über die Kleinbetragsregel hinausgehen. Fehlt auf einem Kassenbon eine der sechs Pflichtangaben (etwa der Steuersatz bei mehreren Warengruppen mit unterschiedlichem Satz), reicht er für den Vorsteuerabzug trotzdem nicht.

Vorsteuerabzug bei Kleinbetragsrechnungen

Der Vorsteuerabzug ist bei einer ordnungsgemäßen Kleinbetragsrechnung genauso möglich wie bei einer vollständigen Rechnung – § 11 Abs. 6 UStG definiert die reduzierten Angaben ausdrücklich als ausreichend im Sinn der Rechnungsvoraussetzungen für den Vorsteuerabzug. Du musst also nicht auf eine „vollständige" Rechnung bestehen, nur um die Vorsteuer geltend zu machen. Die abgezogene Vorsteuer fließt wie bei jeder anderen Eingangsrechnung in deine laufende Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) ein.

Wann gilt die 400-Euro-Grenze nicht?

Die Kleinbetragsregelung gilt nicht ausnahmslos für jede Rechnung unter 400 Euro:

• Innergemeinschaftliche Lieferungen: Hier ist die Vereinfachung ausgeschlossen – unabhängig vom Betrag sind die UID-Nummern von liefernden Unternehmer und Abnehmer sowie ein Hinweis auf die Steuerbefreiung Pflicht.
• Rechnungen von Kleinunternehmern: Umgekehrt gilt die Kleinbetragsvereinfachung zusätzlich für jede Rechnung eines echten Kleinunternehmers (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG) – unabhängig vom Betrag, solange die Steuerbefreiung in Anspruch genommen wird. Ob sich die Kleinunternehmerpauschalierung für dich lohnt, hängt von Umsatz und Ausgabenstruktur ab.

Für die weit überwiegende Zahl laufender Kleinbeträge im Geschäftsalltag – Büromaterial, Parkgebühren, kleinere Dienstleistungen – bleibt die 400-Euro-Grenze aber die maßgebliche Regel.

Wie lange musst du Kleinbetragsrechnungen aufbewahren?

Auch Kleinbetragsrechnungen unterliegen der allgemeinen steuerlichen Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren (§ 132 BAO) – die vereinfachten Angaben ändern daran nichts. Weil Kassenbons oft auf Thermopapier gedruckt sind und mit der Zeit verblassen, lohnt sich eine digitale Kopie zusätzlich zum Original. Wie du Belege generell laufend statt gesammelt kurz vor Fristen organisierst, liest du in Buchhaltung auslagern oder selbst machen?.

Fazit

Kurz zusammengefasst: Für Rechnungen bis 400 Euro brutto reichen in Österreich sechs vereinfachte Angaben statt der vollen Rechnungsmerkmale. Empfängername, fortlaufende Nummer und UID-Nummer des Ausstellers dürfen fehlen, der Vorsteuerabzug bleibt davon unberührt. Nur bei innergemeinschaftlichen Lieferungen gilt diese Vereinfachung nicht. Für die laufende Praxis heißt das: Ein normaler, RKSV-konformer Kassenbon reicht in den meisten Fällen völlig aus. Fragen zur laufenden Buchhaltung oder Umsatzsteuer klärt eine passende Kanzlei über unsere Beratersuche für Österreich oder das Berater-Matching – was das üblicherweise kostet, zeigt unser Beitrag Was kostet ein Steuerberater?

Stand & Methodik: August 2026. Rechtsgrundlage: § 11 Abs. 6 UStG 1994 (Kleinbetragsrechnung), § 132 BAO (Aufbewahrungspflicht). Quellen: WKO – Erfordernisse einer Rechnung, § 11 UStG 1994, Jusline, TPA – Grenze für Kleinbetragsrechnungen auf EUR 400 erhöht. Dieser Beitrag ist allgemeine Information für Österreich und ersetzt keine individuelle Steuerberatung.