Aufbewahrungspflicht Österreich 2026: 7 Jahre für Belege & Bücher

Kurzantwort: Bücher, Aufzeichnungen und Belege bewahrst du in Österreich grundsätzlich sieben Jahre auf (§ 132 BAO), gerechnet ab Ende des Kalenderjahres, auf das sich der Beleg bezieht. Läuft dazu noch ein Abgabenverfahren, verlängert sich die Frist automatisch. Für Unterlagen zu Grundstücken gilt mit 22 Jahren eine deutlich längere Frist. Digitale Aufbewahrung ist erlaubt, wenn Vollständigkeit und Unveränderbarkeit gesichert sind – fehlen Belege ganz, drohen Schätzung und Geldstrafe.

Was fällt unter die Aufbewahrungspflicht?

§ 132 Abs. 1 Bundesabgabenordnung (BAO) verpflichtet jeden, der zur Führung von Büchern oder Aufzeichnungen verpflichtet ist – also praktisch jedes Unternehmen, jede:n Freiberufler:in und jede:n Einnahmen-Ausgaben-Rechner:in –, diese Bücher und Aufzeichnungen samt den dazugehörigen Belegen aufzubewahren. Darunter fallen unter anderem Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Kassenbelege, Bankauszüge, Verträge, Inventuren und die Buchhaltungskonten selbst. Auch Kleinbetragsrechnungen bis 400 Euro sind davon nicht ausgenommen, nur weil sie weniger Pflichtangaben tragen müssen. Besonders bar- und beleglastig ist das Gastgewerbe: Wer dort die Registrierkassenpflicht einrichtet, sollte die Belegablage gleich auf die Sieben-Jahres-Frist auslegen – siehe Steuerberater für Gastronomie & Hotellerie.

Wie lange musst du aufbewahren – und ab wann läuft die Frist?

Die gesetzliche Grundfrist beträgt sieben Jahre. Sie beginnt nicht mit dem Ausstellungsdatum eines Belegs, sondern mit dem Ende des Kalenderjahres, auf das sich der Beleg bezieht bzw. in dem die letzte damit zusammenhängende Eintragung vorgenommen wurde. Eine Rechnung, die sich auf das Geschäftsjahr 2019 bezieht, musst du damit bis 31. Dezember 2026 aufheben – nicht sieben Jahre ab Rechnungsdatum.

Läuft ein Verfahren, verlängert sich die Frist

Ist ein Beleg für ein anhängiges Abgabenverfahren von Bedeutung – etwa eine laufende Außenprüfung, ein offener Rechtsmittelweg oder ein Finanzstrafverfahren –, endet die Aufbewahrungspflicht nach § 132 Abs. 1 zweiter Satz BAO nicht automatisch nach sieben Jahren, sondern erst mit dem rechtskräftigen Abschluss dieses Verfahrens. Wirf also nichts weg, solange zu einem Beleg noch etwas offen ist, selbst wenn die reguläre Frist rechnerisch schon vorbei wäre.

Sonderfall Grundstücke: 22 statt 7 Jahre

Für Unterlagen, die Grundstücke betreffen, gilt eine deutlich längere Frist von 22 Jahren (§ 18 Abs. 10 UStG). Der Grund: Bei Grundstücken läuft ein 20-jähriger Vorsteuerberichtigungszeitraum (§ 12 Abs. 10 UStG, seit 1. April 2012 – davor waren es zehn Jahre), und die zugrundeliegenden Unterlagen müssen so lange greifbar bleiben, wie eine Berichtigung noch möglich ist, zuzüglich einer Nachlauffrist. Vor 2012 lag die Aufbewahrungsfrist entsprechend bei 12 Jahren – wer noch mit diesem älteren Wert kalkuliert, sollte ihn auf 22 Jahre korrigieren. Betroffen sind vor allem Vermieter:innen und Unternehmen mit eigenen Betriebsimmobilien; unsere Hinweise für Steuerberater für Immobilien & Vermietung gehen auf die laufende Betreuung solcher Fälle näher ein.

Digital statt Papier: Wann reicht ein Scan?

Du musst Belege nicht im Original aufheben. § 132 Abs. 2 und 3 BAO lassen eine digitale Aufbewahrung zu, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe während der gesamten Aufbewahrungsfrist sichergestellt ist – also Echtheit der Herkunft, Unveränderbarkeit des Inhalts und Lesbarkeit durchgehend gegeben sind. Ein bloßer Scan, den du auf einem USB-Stick oder einer gewöhnlichen Festplatte ablegst, erfüllt das in der Regel nicht: Ohne dokumentierten, gegen nachträgliche Änderungen geschützten Digitalisierungsprozess (revisionssicheres Archiv) bleibt das Risiko, dass ein Beleg im Ernstfall nicht als vollwertiger Ersatz für das Original anerkannt wird. Ist die Ablage sauber organisiert, darfst du das Papier danach entsorgen.

Was droht, wenn Belege fehlen?

Fehlen Bücher, Aufzeichnungen oder Belege, kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen nach § 184 BAO schätzen – in der Praxis meist zu deinen Ungunsten, da im Zweifel eher zu hohe als zu niedrige Werte angesetzt werden. Zusätzlich droht bei vorsätzlicher Verletzung der Aufbewahrungspflicht eine Finanzordnungswidrigkeit nach § 51 FinStrG mit einer Geldstrafe bis 5.000 Euro. Beide Konsequenzen sind unabhängig voneinander möglich.

Achtung bei der Online-Recherche: Deutschland ≠ Österreich

Bei der Suche stößt man häufig auf die Angabe „acht Jahre" – das ist die deutsche Regelung: Deutschland hat seine Aufbewahrungsfrist für Buchhaltungsunterlagen mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz zum 1. Jänner 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Für Österreich gilt davon unabhängig weiterhin die Sieben-Jahres-Frist nach § 132 BAO. Beide Länder ändern ihre Fristen nicht synchron – für Belege aus einem österreichischen Betrieb zählt ausschließlich die österreichische Regel.

Fazit

Sieben Jahre ist die Faustregel, an der sich die laufende Belegablage der meisten EPUs, Freiberufler:innen und KMU orientiert – mit Verlängerung bei offenen Verfahren und einer deutlich strengeren 22-Jahres-Frist bei Grundstücken. Wer die Ablage nicht selbst verwalten will oder bei der digitalen Archivierung unsicher ist, gibt sie im Rahmen der laufenden Buchhaltung an einen Steuerberater ab – Buchhaltung auslagern oder selbst machen? hilft bei dieser Abwägung, Was kostet ein Steuerberater? zeigt, was das üblicherweise kostet. Eine passende Kanzlei findest du über unsere Beratersuche für Österreich.

Stand & Methodik: August 2026. Rechtsgrundlage: § 132 BAO (allgemeine Aufbewahrungspflicht, Fristbeginn, Verlängerung bei anhängigem Verfahren), § 18 Abs. 10 UStG 1994 i.V.m. § 12 Abs. 10 UStG 1994 (22-Jahres-Frist bei Grundstücken, Vorsteuerberichtigungszeitraum seit 1.4.2012), § 184 BAO (Schätzung), § 51 FinStrG (Finanzordnungswidrigkeit). Quellen: WKO – Aufbewahrungspflichten für Unternehmen, USP – Aufbewahrungspflicht, BMF – Vorsteuerberichtigungszeitraum bei Grundstücken. Diese Angaben sind orientierend und ersetzen keine individuelle Steuerberatung.