Registrierkassenpflicht Österreich 2026: Ab wann, Ausnahmen, Strafen

Kurzantwort: Registrierkassenpflicht besteht in Österreich, wenn dein Betrieb mehr als 15.000 Euro Jahresumsatz und zugleich mehr als 7.500 Euro Barumsätze im Jahr hat (§ 131b BAO). Beide Grenzen müssen überschritten sein. Eine Belegpflicht gilt dagegen ab dem ersten Barumsatz – auch ohne Kasse. Die wichtigste Ausnahme, die Kalte-Hände-Regelung für Umsätze im Freien, liegt seit 1. Jänner 2026 bei 45.000 Euro netto statt bisher 30.000 Euro.

Wann brauchst du eine Registrierkasse?

Die Pflicht hängt von zwei Grenzen ab, die gleichzeitig überschritten sein müssen. Gemeint ist immer der einzelne Betrieb:

Wer nur eine der beiden Grenzen überschreitet – etwa 40.000 Euro Umsatz, aber fast alles per Überweisung –, braucht keine Registrierkasse. Als Barumsatz zählt allerdings mehr als Bargeld: Auch die Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte vor Ort, Barschecks sowie eingelöste Gutscheine und Bons gelten als Barumsatz.

Zeitpunkt: Ab dem erstmaligen Überschreiten der Grenzen musst du mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums ein geeignetes Kassensystem haben. Der Voranmeldungszeitraum ist das Monat oder Quartal deiner Umsatzsteuervoranmeldung. Du hast also nach dem Überschreiten noch einige Monate Vorlaufzeit, die Kasse muss aber rechtzeitig angeschafft und in Betrieb genommen sein.

Belegerteilungspflicht: gilt auch ohne Registrierkasse

Unabhängig von der Kassenpflicht muss jedes Unternehmen bei Barzahlungen (§ 132a BAO) einen Beleg erstellen und der Kundschaft zur Verfügung stellen – ab dem ersten Barumsatz. Das gilt auch dann, wenn du unter den Grenzen bleibst und keine Kasse brauchst. Eine Durchschrift oder elektronische Abspeicherung des Belegs musst du sieben Jahre aufbewahren, siehe Aufbewahrungspflicht Österreich.

Der Beleg muss diese Angaben enthalten:

• Bezeichnung des leistenden bzw. liefernden Unternehmens
• fortlaufende Nummer
• Tag der Belegausstellung
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung
• Betrag der Barzahlung

Bei Kassen mit technischer Sicherheitseinrichtung kommen Kassenidentifikationsnummer, Datum und Uhrzeit, der nach Steuersätzen getrennte Betrag sowie ein maschinenlesbarer Code (QR-Code) hinzu. Ein Kassenbon erfüllt außerdem in der Regel die Anforderungen einer Kleinbetragsrechnung bis 400 Euro brutto. Welche Angaben eine reguläre Rechnung braucht, steht in Rechnung schreiben in Österreich.

Was muss eine Registrierkasse können?

Seit 1. April 2017 muss jede Registrierkasse über einen Manipulationsschutz in Form einer technischen Sicherheitseinrichtung verfügen. Sie signiert die Barumsätze und bringt auf jedem Beleg einen maschinenlesbaren Code mit dem Signaturwert an. Der Jahresbeleg, den die Kasse jedes Jahr erstellt, ist bis spätestens 15. Februar des Folgejahres mit der kostenlosen Belegcheck-App des Finanzministeriums (Android und iOS) zu kontrollieren. Die Kasse selbst wird in FinanzOnline registriert. Welches Kassensystem passt und wie du es einrichtest, klärt am zuverlässigsten dein Steuerberater oder der Kassenhersteller.

Ausnahmen von der Registrierkassenpflicht

Die Kalte-Hände-Regelung wurde mit dem Abgabenänderungsgesetz Ende 2025 von 30.000 auf 45.000 Euro angehoben und gilt seit 1. Jänner 2026. Achtung: Manche ältere Quellen nennen noch die alte Grenze von 30.000 Euro. Die Einzelheiten der Ausnahmen sind eng gefasst – wer knapp an einer Grenze liegt oder Umsätze im Freien und im Geschäftslokal mischt, sollte den Einzelfall abklären.

Neu ab 1. Oktober 2026: digitaler Beleg

Ab 1. Oktober 2026 kannst du der Kundschaft ermöglichen, den Beleg mit einem digitalen Endgerät auszulesen, etwa per QR-Code-Scan oder Foto. Der Beleginhalt muss dafür vor Ort zeitlich begrenzt angezeigt werden. Einen Papierbeleg können sowohl die Kundschaft als auch die Behörde weiterhin verlangen – die Papierform bleibt also als Möglichkeit bestehen.

Strafen bei Verstößen

Wer die Registrierkassenpflicht nicht beachtet, begeht eine Finanzordnungswidrigkeit; es droht eine Geldstrafe von bis zu 5.000 Euro. Für die Manipulation von Kassen nennt die Wirtschaftskammer Strafen bis zu 25.000 Euro.

Was heißt das für dich in der Praxis?

• Gründer:in mit Barverkauf: Rechne früh mit, ob du die beiden Grenzen überschreiten wirst, und stelle die Belege von Anfang an korrekt aus. Mehr zur Startphase: Steuerberater für Gründer.
• Gastronomie und Hotellerie: Hier liegen die Barumsätze meist über der Grenze; dazu kommen zwei Umsatzsteuersätze. Details im Ratgeber Steuerberater für Gastronomie & Hotellerie.
• Steuersätze auf dem Beleg: Welcher Satz gilt, zeigt der Überblick Mehrwertsteuer Österreich.
• Reiner Online- oder Überweisungsverkehr: Ohne Barumsätze über 7.500 Euro entfällt die Kassenpflicht, eine ordentliche Rechnung brauchst du trotzdem.

Steuerberater, die sich mit Kassen- und Buchhaltungsfragen auskennen, findest du über unsere Beratersuche für Österreich oder das Berater-Matching. Was eine laufende Betreuung kostet, zeigt Was kostet ein Steuerberater?

Stand & Methodik: September 2026. Rechtsgrundlage: § 131b BAO (Registrierkassenpflicht) und die Registrierkassensicherheitsverordnung. Angaben nach Unternehmensserviceportal (USP) – Registrierkassenpflicht, WKO – Registrierkassenpflicht und USP – Digitaler Beleg statt Kassenzettel. Dieser Beitrag ist allgemeine Information und ersetzt keine individuelle Steuerberatung.