Rechnung schreiben in Österreich: Pflichtangaben & Vorlage

Kurzantwort: Eine vollständige Rechnung in Österreich braucht neun Pflichtangaben nach § 11 UStG 1994 – von den Ausstellerdaten bis zur fortlaufenden Rechnungsnummer. Bis 400 Euro brutto reichen sechs vereinfachte Angaben. Kleinunternehmer:innen weisen keine Umsatzsteuer aus, sollten aber auf die Steuerbefreiung hinweisen. Fehlt eine Pflichtangabe, kann das den Vorsteuerabzug beim Empfänger kosten.

Rechnung schreiben: die 6 wichtigsten Schritte

Eine vollständige Rechnung ist in Österreich an keine bestimmte Software gebunden – Word, Excel, ein Rechnungsprogramm oder handschriftlich sind alle gültig. Entscheidend ist nur, dass die Pflichtangaben nach § 11 UStG 1994 vollständig enthalten sind (Quelle: WKO – Rechnung richtig ausstellen). Diese sechs Schritte führen dich durch den Aufbau:

1. Kopf: Ausstellerdaten. Dein Name bzw. Firmenname, deine Anschrift und deine UID-Nummer stehen oben auf der Rechnung.
2. Empfängerdaten. Name und Anschrift der Kundin oder des Kunden – bei Rechnungen ab 10.000 Euro brutto zusätzlich deren UID-Nummer.
3. Rechnungsnummer und Ausstellungsdatum. Eine fortlaufende, eindeutige Nummer plus das Datum der Ausstellung.
4. Leistungsbeschreibung. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware bzw. Art und Umfang der Leistung – konkret, nicht als Sammelbegriff (mehr dazu weiter unten).
5. Leistungszeitraum. Der Liefertag oder Leistungszeitraum.
6. Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Nettobetrag, Steuersatz und Umsatzsteuerbetrag getrennt ausgewiesen.

Die vollständige Liste aller neun Pflichtangaben inklusive Sonderfällen wie Reverse Charge und innergemeinschaftlicher Lieferung erklären wir im Detail in unserem Ratgeber Vorsteuerabzug Österreich.

Beispiel: So sieht eine vollständige Rechnung aus

So könnte eine einfache, vollständige Rechnung für eine Dienstleistung aussehen – zum Nachbauen in jedem Textprogramm oder jeder Tabellenkalkulation:

Wichtig ist nicht das Layout, sondern dass alle Felder ausgefüllt und die Beträge korrekt aufgeschlüsselt sind.

Sonderfall: Rechnungen bis 400 Euro

Bleibt der Rechnungsbetrag unter 400 Euro brutto, reichen sechs vereinfachte Angaben statt der vollen Liste – Empfängername, Rechnungsnummer und die UID-Nummer des Ausstellers dürfen dann fehlen. Die Details dazu liest du in unserem Ratgeber Kleinbetragsrechnung Österreich.

Rechnung als Kleinunternehmer:in schreiben

Nimmst du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994, Umsatzgrenze 55.000 Euro brutto seit 1.1.2025), darfst du auf deiner Rechnung keine Umsatzsteuer ausweisen – Nettobetrag und Rechnungsbetrag sind dann identisch. Die WKO empfiehlt, stattdessen einen Hinweis auf die Steuerbefreiung anzubringen, etwa „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung", idealerweise ergänzt um den Paragraphenverweis „gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994" (Quelle: WKO – Kleinunternehmerregelung). Eine gesetzlich exakt vorgeschriebene Formulierung gibt es nicht – entscheidend ist, dass für den Empfänger erkennbar ist, warum keine Umsatzsteuer verrechnet wird. Ob sich die separate, einkommensteuerliche Kleinunternehmerpauschalierung für dich zusätzlich lohnt, hängt von deiner Ausgabenstruktur ab.

Rechnung als Privatperson oder ohne Gewerbe schreiben

Verkaufst du privat einen gebrauchten Gegenstand oder hilfst gelegentlich gegen Bezahlung aus, bist du in der Regel nicht automatisch umsatzsteuerpflichtig: Unternehmereigenschaft nach § 2 UStG 1994 setzt eine nachhaltige Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen voraus – ein einzelner, gelegentlicher Verkauf reicht dafür meist nicht (Quelle: USP – Umsatzsteuerpflicht). Eine feste Grenze, ab wie vielen Verkäufen oder welchem Betrag aus einer gelegentlichen eine nachhaltige – und damit umsatzsteuerpflichtige – Tätigkeit wird, gibt es nicht: Das beurteilt das Finanzamt im Einzelfall. Wird daraus eine dauerhafte Tätigkeit, zeigt unser Ratgeber Wann brauche ich einen Steuerberater?, ab wann eine Steuerberatung gesetzlich Pflicht wird – Gründer:innen finden in Steuerberater für Gründer zusätzlich Details zu Rechtsform und Kosten. Bist du dir unsicher, ob deine Tätigkeit noch als privat gilt oder schon eine Anmeldung braucht, klärt das am zuverlässigsten eine Steuerberatung – über unsere Beratersuche für Österreich oder das Berater-Matching findest du eine passende Kanzlei.

Häufige Fehler beim Rechnungschreiben

• Sammelbegriffe statt konkreter Leistungsbeschreibung. Wer „Speisen und Getränke" oder „Büromaterial" statt der tatsächlichen Einzelposten schreibt, riskiert, dass der Empfänger den Vorsteuerabzug verliert (Quelle: USP – Rechnungsmängel).
• Fehlender Leistungszeitraum. Liefertag oder Leistungszeitraum gehören auf jede Rechnung – auch wenn sie mit dem Ausstellungsdatum übereinstimmen.
• Falscher Steuersatz. Wird ein zu hoher Steuersatz verrechnet, schuldet der Aussteller diesen Betrag kraft Rechnungslegung so lange, bis die Rechnung berichtigt ist (§ 11 Abs. 12 UStG 1994, Quelle: Jusline).
• Fehlende fortlaufende Rechnungsnummer. Eine Nummer, die sich nicht wiederholt und lückenlos vergeben wird, ist Pflicht – auch bei wenigen Rechnungen pro Jahr.

Die wichtigste Konsequenz eines Rechnungsmangels trifft zunächst den Empfänger: Er verliert den Vorsteuerabzug, nicht du als Aussteller:in direkt – trotzdem lohnt sich Sorgfalt, weil eine Berichtigung Aufwand für beide Seiten bedeutet. Mehr zum Thema liest du in unserem Ratgeber Vorsteuerabzug Österreich.

Fazit

Eine Rechnung in Österreich braucht keine bestimmte Software, aber neun klar definierte Pflichtangaben – bei Beträgen bis 400 Euro reichen sechs vereinfachte. Kleinunternehmer:innen weisen keine Umsatzsteuer aus und verweisen stattdessen auf die Steuerbefreiung. Wer unsicher ist, ob die eigene Tätigkeit schon eine Gewerbeanmeldung oder laufende Buchhaltung braucht, klärt das am besten mit einer Steuerberatung – über unsere Beratersuche für Österreich oder das Berater-Matching. Was laufende Steuerberatung kostet, zeigt unser Beitrag Was kostet ein Steuerberater?

Stand & Methodik: September 2026. Rechtsgrundlage: § 11 UStG 1994 (Pflichtangaben einer Rechnung), § 2 UStG 1994 (Unternehmereigenschaft), § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994 (Kleinunternehmerregelung). Quellen: WKO – Rechnung richtig ausstellen, § 11 UStG 1994, Jusline, WKO – Kleinunternehmerregelung, USP – Umsatzsteuerpflicht, USP – Rechnungsmängel. Dieser Beitrag ist allgemeine Information für Österreich und ersetzt keine individuelle Steuerberatung.