Einnahmen-Ausgaben-Rechnung Österreich 2026: Excel-Vorlage & Anleitung

Kurzantwort: Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A-Rechnung) ist die einfache Gewinnermittlung für Selbstständige in Österreich (§ 4 Abs. 3 EStG 1988): Du erfasst nur Einnahmen und Ausgaben, die im Jahr tatsächlich zu- oder abgeflossen sind, der Gewinn ist die Differenz. Erlaubt ist sie, solange keine Buchführungspflicht besteht – also bis 700.000 Euro Umsatz in zwei aufeinanderfolgenden Jahren bzw. 1.000.000 Euro in einem Jahr. Unten findest du eine kostenlose Excel-Vorlage zum Download.

Was ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?

Bei der E/A-Rechnung ermittelst du deinen Gewinn ohne Bilanz: Es zählen nur die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben, die im Kalenderjahr bar oder über ein Bankkonto tatsächlich zugeflossen bzw. abgeflossen sind (Zufluss-Abfluss-Prinzip). Eine Rechnung, die du im Dezember schreibst, aber erst im Jänner bezahlt bekommst, gehört damit ins nächste Jahr. Am Jahresende ergibt sich der Gewinn oder Verlust als Differenz aus der Summe aller Betriebseinnahmen und der Summe aller Betriebsausgaben.

Ausnahmen vom Zufluss-Abfluss-Prinzip gibt es bei Anschaffungen: Für Anlagegüter setzt du nicht den Kaufpreis, sondern die jährliche Abschreibung ab (siehe unten). Bei Grundstücken und bestimmten Edelmetallen (Gold, Silber, Platin, Palladium, sofern sie nicht unmittelbar weiterverarbeitet werden) sind die Anschaffungskosten erst beim Ausscheiden aus dem Betriebsvermögen absetzbar.

Wer darf die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung verwenden?

Die E/A-Rechnung darf anwenden, wer nach dem Unternehmensgesetzbuch nicht buchführungspflichtig ist und nicht freiwillig Bücher führt. Die Grenzen (§ 189 UGB):

In die Umsatzgrenze zählen Erlöse aus dem Verkauf von Produkten und der Erbringung von Dienstleistungen abzüglich Erlösschmälerungen wie Rabatt oder Skonto. Bleibst du in zwei aufeinanderfolgenden Jahren unter den Grenzen, endet die Buchführungspflicht mit Beginn des darauffolgenden Kalenderjahres. Wie sich die einfache Buchhaltung gegenüber der Auslagerung schlägt, zeigt der Vergleich Buchhaltung auslagern oder selbst machen.

Welche Aufzeichnungen sind Pflicht?

• Einnahmen und Ausgaben: Jede Eintragung braucht einen Beleg, auf den du im Journal verweist. Bareinnahmen und -ausgaben hältst du täglich fest (Kassabuch).
• Wareneingangsbuch: Pflicht für Gewerbetreibende, die Waren, Rohstoffe oder Zutaten zum Weiterverkauf oder Verarbeiten einkaufen. Es enthält laufende Nummer, Tag des Wareneingangs oder der Rechnung, Name und Anschrift des Lieferanten, Bezeichnung der Ware, den Preis (brutto und netto) und den Hinweis auf den Beleg.
• Anlagenverzeichnis: Es weist die jährliche Abschreibung nach und muss spätestens bei Abgabe der Steuererklärung ordnungsgemäß vorliegen.
• Lohnkonten: für jede:n Arbeitnehmer:in, falls du Personal beschäftigst.
• Registrierkasse: wo Registrierkassenpflicht besteht – Grenzen und Ausnahmen im Ratgeber Registrierkassenpflicht Österreich.

Eine Inventur zum Jahresende brauchst du nicht; auch der Warenbestand muss nicht ermittelt werden.

Die Excel-Vorlage: Aufbau und Anwendung

Die Vorlage folgt dem Muster der Wirtschaftskammer und besteht aus fünf Blättern:

So gehst du vor: Trage im Blatt „Auswertung“ das Jahr ein. Erfasse dann jede Zahlung im Journal – als Datum gilt der Tag des Geldflusses. Wählst du bei einem Anlagegut die Kategorie „Anlagenkauf“, zählt es nicht als sofortige Ausgabe; du trägst es zusätzlich im Anlagenverzeichnis ein, und die Abschreibung fließt automatisch in die Gewinnermittlung. Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer wählen als Steuersatz 0 %.

Die Vorlage bildet die Nettomethode ab: Einnahmen und Ausgaben werden ohne Umsatzsteuer verbucht, die Zahllast ist keine Betriebsausgabe. Das ist laut Wirtschaftskammer die in der Praxis am häufigsten angewendete Methode. Die Umsatzsteuer-Spalten helfen dir bei der Umsatzsteuervoranmeldung, ersetzen sie aber nicht.

Excel-Vorlage jetzt herunterladen (.xlsx)

Anschaffungen: sofort absetzen oder abschreiben?

Abnutzbare Anlagegüter, deren Anschaffungskosten 1.000 Euro nicht übersteigen (bis Veranlagung 2022: 800 Euro), kannst du im Jahr der Anschaffung zur Gänze als Betriebsausgabe absetzen (geringwertige Wirtschaftsgüter). Für vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer ist das eine Nettogrenze, sonst gilt sie brutto inklusive Umsatzsteuer. Teurere Güter trägst du ins Anlagenverzeichnis ein und schreibst sie linear über die Nutzungsdauer ab. Nach dem WKO-Muster gilt im Anschaffungsjahr bei Kauf in der ersten Jahreshälfte die volle, sonst die halbe Jahres-AfA. Zwei Beispiele aus dem Muster:

Für bestimmte Investitionen kann alternativ eine degressive AfA von 30 % gewählt werden, für Gebäude gelten Sonderregeln – das bildet die Vorlage bewusst nicht ab.

Kleinunternehmer: Pauschale statt Einzelaufzeichnung

Kleinunternehmer können ab 2025 mit einem Jahresumsatz bis zu 55.000 Euro im Rahmen der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung den Gewinn auch pauschal ermitteln. Wie das funktioniert und für wen es sich lohnt, steht im Ratgeber Kleinunternehmerpauschalierung.

Aufbewahrung: 7 Jahre

Bücher und Aufzeichnungen, die dazugehörigen Belege und alle Grundaufzeichnungen musst du sieben Jahre aufbewahren. Die Frist läuft ab Schluss des Kalenderjahres, für das die Eintragungen gemacht wurden bzw. auf das sich der Beleg bezieht. Belege nur einzuscannen und auf einem USB-Stick zu sichern genügt laut Wirtschaftskammer nicht, weil die Unveränderbarkeit nicht gewährleistet ist. Mehr dazu in Aufbewahrungspflicht Österreich.

Wann lohnt sich ein Steuerberater?

Die Vorlage bringt Ordnung in die Zahlen, ersetzt aber keine Beratung. Auch Verluste, etwa aus der Startphase, kannst du als Einnahmen-Ausgaben-Rechner:in in spätere Jahre mitnehmen – wie der Verlustvortrag funktioniert, steht in einem eigenen Ratgeber. Sinnvoll wird Unterstützung, wenn du Personal einstellst, Waren einkaufst, Anlagen anschaffst oder dich der Umsatzgrenze von 700.000 Euro näherst – dann steht der Wechsel zur doppelten Buchhaltung an. Was eine laufende Betreuung kostet, zeigt Was kostet ein Steuerberater?. Passende Kanzleien findest du über unsere Beratersuche für Österreich oder das Berater-Matching.

Stand & Methodik: September 2026. Rechtsgrundlagen: § 4 Abs. 3 EStG 1988 und § 189 UGB. Angaben nach der WKO-Broschüre „Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung“ (Mai 2026) und dem Unternehmensserviceportal (USP) – Buchführungspflicht. Die Excel-Vorlage ist eine Arbeitshilfe nach diesem Muster, keine amtliche Vorlage; sie und dieser Beitrag sind allgemeine Information und ersetzen keine individuelle Steuerberatung.